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什么是记录保管？

记录保持是会计的初级阶段，它告诉我们如何保持货币业务交易记录为目标，以永久跟踪所有交易，了解资产负债，损益等的正确情况，并控制支出为了最大程度地减少支出并提供有关法律和税收目的的重要信息

记录保存方法的步骤

1. 识别交易
2. 在日记中记录
3. 分类交易的性质
4. 过帐到分类帐
5. 账户平衡
6. 编制财务报表
7. 解释财务报表
8. 与利益相关者沟通

记录保存示例

范例＃1

ABC有限公司是一家独资公司，在亚特兰大的一个市场经营小商店。他从事服装贸易，主要流入和流出如下：

• 流入：客户的销售收益
• 流出：从供应商处大量采购并支付相关费用

为了保留记录，ABC有限公司将必须维护每日现金簿以维持零用现金和银行结余。在年末，他们必须准备损益账和资产负债表以验证年内的盈利能力。这是维护业务交易记录的最简单方法之一。

范例＃2

• Amazon.com是一家跨国公司，在全球范围内开展业务，为数以百万计的人提供就业机会。每天都要进行数百万笔交易，为了维护公司的利益并确保法规的正确执行并维护利益相关者的信心，将不间断地进行簿记。
• 需要设置独立的团队，以确保企业进行的每笔货币交易都应记录在账簿中，而不会发生任何偏差。同样，这种簿记必须确保按照当地适用的普遍接受的会计原则以及适用的其他法规记录交易。

这是维护业务记录的最复杂的例子之一。

这两个例子各有优缺点，但各有千秋。

记录保存的优点

• 永久可靠的记录– 它有助于维护所有交易的永久记录，这将有助于确保数据的可靠性。
• 账户的算术准确性 –连续记录交易将有助于识别可能发生的任何算术错误。例如，支付给供应商的超额付款或任何交易的双倍付款。
• 业务运营的净结果 –它将基于持续的业务运营给出给定期间内获得的利润。
• 确定财务状况 –它有助于确定企业的财务状况。
• 会费的计算 –在给定时间点的所有未偿债务和应付款可以根据适当的财务报表进行计算。
• 控制资产和借款 –可以更好地控制资产和借款；这将有助于管理资金和各种业务。
• 识别要做什么和不该做什么 –财务报表有助于发现坏的情况，将来需要纠正以确保将来更好的操作。
• 税收– 税务机关强烈建议并需要它。为了完成评估，业务人员必须适当保留记录，这将有助于确定他们的应纳税额
• 管理决策 –管理层高度依赖财务记录来进行业务运营的计划。此外，他们还需要在中间级别持续报告财务方面取得的进展。该组织维护的财务状况支配着所有战略决策
• 法律要求 - 法规，地方公认会计原则，国际财务报告准则等都有大量要求，以维护适当的账目，以确保业务的透明度。

记录保存的缺点

• 文书– 对于大型组织而言，记录保存是一项非常繁琐且持续的工作。他们很难保持相同
• 手动和单调 –这是一项高度手工的工作。多次进行交易时，都需要执行相同的工作。这使其成为高度单调的工作。
• 主观需要在分析之前进行检查 –各种会计方面（例如折旧，股票估价等）都需要进行假设，这些假设使会计具有很高的主观性。在分析财务报表之前，需要验证这些假设的可行性。

局限性

• 只能记录货币交易– 在商业中，货币和非货币方面都是必不可少的。但是，在记录保存中，只能涵盖货币交易。诸如受过培训的员工之类的非金钱美德不能记录在账簿中。
• 价格水平变化的影响不予考虑– 通货膨胀是一项持续的要求，在记录资产时需要将其考虑在内；但是，在会计中，记录交易时不能考虑通货膨胀。
• 基于历史的会计– 所有资产均应记录为历史成本。这将无助于确定市场中资产的当前价值。

重要事项

仅在以下情况下才允许对记录保存方法进行任何更改：

1. 形式上的实质要被考虑
2. 为了更好的披露要求
3. 会计准则需要

结论

记录保存是记录和披露财务交易的一种技巧。它需要一些专业知识和策略，这些知识和策略不仅有助于维持组织的形象，而且还有助于获得资金和招标业务。为了证明交易的准确性，记录保存提供了巨大的推动力，并有助于保持其作为市场中道德商业组织的形象。