应付帐款周期（定义）|应付帐款周期的12个步骤
应付帐款周期也称为“采购到付款”，是公司中一系列不同的过程，涉及购买产品权所需的不同活动，从向供应商下订单到购买和交付货物以及最终向供应商支付最后的应付款。
什么是应付帐款（AP）周期？
应付帐款周期也称为“采购到付款”或“ P2P”周期，这是一系列过程，涉及公司的采购和付款部门，并进行从下订单到供应商，购买商品和进行最后付款的所有必要活动给供应商。
每个业务都有两个主要的业务周期–收入周期和支出周期。
- 收入周期包括销售，市场营销，客户关系，收入收集等活动。
- 支出周期包括采购，供应商付款，生产费用，工资和薪水等。应付账款周期是支出周期的重要组成部分。
以下是应付帐款周期中包含的步骤–
- 确定所需货物
- 采购流程
- 寻找供应商
- 征求建议书
- 审核收货报价
- 谈判
- 采购订单
- 供应商确认书
- 供应商的职责
- 论货物的成功交付
- 发票输入
- 支付
让我们详细讨论这些–
应付帐款周期中包含的步骤
以下是采购周期中包括的步骤：
＃1 –确定所需商品
根据公司生产部门所需的库存进行购买。生产经理确定所需的耗材并通知采购部门。
＃2 –采购部门开始采购流程
在获得生产的耗材请求的批准后，采购部门将查看是否已经下达了一些类似的订单。如果不是，则生成采购订单的新凭证。
＃3 –寻找供应商
寻找供应商是一项棘手的工作，其中包括各种因素，例如地理位置，运输便利性，信贷政策，供应商及其产品的信誉，与公司的往来等等。但是，该公司更喜欢与经过考验的供应商进行交易。在其他情况下，可以使用在线企业对企业门户网站（例如Alibaba.com），推荐等在本地，国家或国际范围内选择潜在的供应商。
＃4-征求建议书
在选择了一些潜在的供应商之后，将交付正式文件以接收项目的报价。该文档称为提案请求（RFP）。供应商发送包括产品价格和质量在内的建议书，并要求公司与他们进行业务往来。
＃5 –审核收货报价
公司审查不同供应商发送的报价，并筛选出可以满足公司要求的供应商。该公司通知选定的供应商有关进行购买交易的兴趣。
＃6 –公司开始谈判过程
谈判是一个忙碌的过程，有时是耗时的过程，在此过程中，买方要求卖方降低利率，提供宽松的信贷政策和其他基本的谈判条款，例如折扣，产品质量，运费，交付和保险条款。协商过程执行筛选，并且公司已确定最佳供应商。
＃7 –采购订单
批准所需供应商的公司会通过发送正式的采购订单文件来授予他订单。它向供应商确认公司的要求以及产品或服务交付的截止日期。
＃8 –供应商的确认
当供应商同意按要求的条款和条件出售其产品时，协议即开始生效。供应商必须通过邮寄或电子邮件以书面形式发送接受确认书。
＃9 –供应商的职责
供应商有责任严格按照截止日期准备好产品并发货，并及时向公司通报订单进度。准备好要装运的货物时，必须发送通知和装运通知，包括指定货物描述的有效文件，包括重量或单位，交货日期，位置等。
＃10 –交货检查
检查过程开始，包括质量和数量检查。采购部门检查交付的货物是否符合采购订单。
＃11 –发票输入
成功检查后，如果一切正常，则采购部门将批准发送给应付帐款部门以开始付款过程。因此，应付帐款部门记录了发票，其中包含有关付款的所有说明，例如最终日期和/或具有折扣的最终日期，偿还金额以及其他官方详细信息。
＃12 –付款
每次必要的检查后，应付账款部门开始按照公司规范部分或全部向供应商付款。有多种向供应商付款的方式，例如：
- 现金支付
- 支票付款（或其他可转让票据）
- 在线第三方转移
- 信用卡付款
- 以美元或其他外币付款（通常适用于进口交易）；
- 易货付款，即用供应商收到的商品和/或服务中的一些商品和/或服务来支付。
AP周期涉及的相关文件
以下是采购周期中包含的重要文件：
＃1 –采购订单
公司的采购部门生成所需货物的订单，并将其发送给卖方。订单详细说明了供应商有关项目及其数量的信息。它还指定了要求交货的日期。
＃2 –接收报告
货物交付后，管理层检查货物并检查质量，数量和其他重要方面。经过全面检查后，它会创建一个详细的报告，称为接收报告。
＃3 –供应商发票
该文档是法律合同，其中卖方详细说明了货物，单价，总金额以及适用的应税金额。它还指定了信用政策和付款的最后日期。
