photosdematures.com

什么是采购日记？

购买日记帐是组织用于跟踪所有信用购买的特殊日记帐。也称为“购买书”或“购买日书”。信贷交易记录在“采购”帐簿中，而现金采购则记录在一般日记帐中。值得一提的是，此类日记帐中仅记录了信贷购买商品的情况，并且不包括任何资本支出。

大多数组织都有一个单独的采购部门，负责采购的整个过程，包括识别所需的商品，分类，询价，下订单以及确认收到符合所需说明的商品。

采购日记帐分录的组成部分

＃1 –两方

在每次购买中，都有两个参与方，即买方和卖方。双方均同意购买者考虑商品或服务而支付的价格。此采购价格是所有采购日记帐的交易金额。进行采购的个人或组织称为“供应商”，当以信贷方式进行采购时，在付款之前，供应商将在资产负债表中显示为“债权人”。

＃2 –信用购买

一个组织从多个供应商那里获取各种商品和服务。如果以信贷方式购买商品，则会过帐以下日记帐分录–假设X Ltd.向Y Ltd购买了价值$ 500的商品–

付款后–

＃3 –发票

发票是卖方出具给买方的单据。这是一个详细的文档。它包含发票的日期，供应商的名称和地址，开具发票的组织的名称，货物发运的组织的地址和名称，货物的数量和描述，供应商所需的付款方式，货币发票是重要的单据，与货物一道是一个问题，当到达买方时，买方将对已下达采购订单的货物进行匹配。

＃4 –采购部

大多数组织都有单独的采购部门，负责货物的采购。因此，当任何人或部门需要任何货物时，他们都必须向采购部门发送请求，如果货物已在库存或仓库中可用，则采购部门将发出货物。如果没有可用的货物，则采购团队将确定专门处理所需货物的供应商，并将下订单。订单到达后，他们将检查其是否与所需描述相匹配，并且数量是否与所要求的相匹配。一旦采购部门确认已收到货物，发票就会转到付款帐户。

＃5 –贷方通知单

如果所提供的商品与说明不符，存在质量问题或损坏，则买方必须将其退还给供应商。然后，供应商将发布一个名为“贷方通知单”的凭证，该凭证将在以后针对商品付款进行调整。假设X Ltd.返回了价值$ 1,000的商品，Y Ltd.发行了该价值的信用票据。 X Ltd.下次购买$ 5,000时，只需支付$ 4,000，因为$ 1,000会根据贷方通知单进行调整。

＃6 –购买书

采购书将所有信贷购买记录在一处，并在其中提到了供应商的详细信息，发票编号，货币，数量和其他详细信息。这些供应商在采购账簿中的余额被转移到各个分类帐中，并且总费用头将从借方费用帐户中扣除。这是簿记过程中的基础书籍之一，这对准备分类帐余额，试算表余额和最终帐户至关重要。以下是XYZ Ltd在2019年8月的样本采购示例。在这种情况下，分别将$ 500，$ 1,000和$ 2,000的余额过帐到Nike，Adidas和PUMA Ltd的各个分类帐。此外，还将从购买帐户中扣除$ 3,500。

采购期刊的优势

• 所有供应商的详细信息都集中在一个地方，这有助于平衡分类帐余额和试算表余额
• 易于维护和跟踪数据以进行供应商分析
• 总信用购买和购买类型位于一处
• 采购部门顺利运作的基本文件
• 在年终审核期间，可以从采购日记中找到与任何供应商相关的发票编号
• 一本著名且维护广泛的书籍

采购期刊的缺点

• 需要一个单独的会计师，这会花费时间和金钱
• 如果在采购书中选择了错误的供应商帐户，则会导致在准备试算表和最终帐户时出错

结论

采购日记是任何组织会计流程中至关重要的组成部分。如果仔细实施，完善的音响系统将有助于及时购买，从而节省时间和金钱。而且，从这些期刊中提取的购买分析有助于新合同的谈判。采购日记还有助于债权人管理，跟踪退货状态，贷方通知单和更新的供应商分类帐余额，所有这些都是企业成功和最新所必需的。它还通过提供审核员所需的数据来帮助简化审核。